Tout savoir sur la quittance de loyer

En louant son bien immobilier, tout propriétaire est visé par certaines obligations, dont celle de transmettre une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande. Ce document, rédigé par le bailleur ou par son mandataire, prouve les relations contractuelles entre les deux parties et permet de certifier que le locataire a payé son loyer et les charges associées pour une période donnée.

La quittance de loyer, qu’est-ce que c’est ?

Le rôle de la quittance de loyer

En quelques mots, la quittance de loyer désigne l’acte écrit remis au locataire par lequel le propriétaire bailleur reconnaît avoir encaissé le montant du loyer qu’il demande sur une période donnée. En d’autres termes, il s’agit d’un reçu qui détaille les sommes versées par le locataire en indiquant clairement le montant correspondant au loyer et le montant correspondant aux charges.

La quittance de loyer est un moyen de prévenir toute contestation ou tout litige entre le bailleur et le locataire en ce qui concerne le règlement du loyer. Ce document est important pour le locataire dans le sens où il lui permet de prouver qu’il habite à l’adresse indiquée dans le cadre de certaines démarches administratives. La quittance de loyer sert ainsi de justificatif de domicile.

Une obligation pour le bailleur

La loi française stipule que « le propriétaire est obligé de fournir au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande » et s’il s’est bien acquitté des montants dus de loyer et de charges.

Il faut aussi savoir que le propriétaire bailleur doit transmettre gratuitement la quittance de loyer à son locataire. Il est interdit d’intégrer au contrat de location une clause qui obligerait le locataire à régler une partie des frais d’expédition de la quittance de loyer.

Quand et comment rédiger une quittance de loyer ? 

Certains propriétaires prennent d’eux-mêmes l’initiative d’envoyer une quittance de loyer à leur locataire chaque mois. D’autres attendent que le locataire leur en fasse la demande. En effet, si la loi française affirme que le bailleur doit fournir au locataire une quittance de loyer en cas de demande, l’envoi d’une quittance de loyer chaque mois de manière systématique n’est en aucun cas une obligation.

En résumé, là où le propriétaire a le devoir de transmettre une quittance de loyer à son locataire, c’est quand :

• le locataire en fait la demande, par oral ou par écrit, en précisant le ou les mois pour le(s)quel(s) il souhaite recevoir une quittance ;
• le locataire a bien réglé en intégralité le loyer et les charges locatives qu’il doit pour la période donnée.

Sachez que le locataire est en droit de vous réclamer une quittance de loyer même s’il a quitté le logement.

À la réception de la demande de son locataire et dès qu’il a reçu le paiement des sommes dues, le propriétaire bailleur peut envoyer la quittance de loyer de trois façons différentes :

• par courrier ;
• par mail ;
• par fax.

Bien préparer sa quittance de loyer

Pour être valable, une quittance de loyer doit obligatoirement comporter certaines mentions. Ces dernières sont les suivantes :

• le nom, le prénom et l’adresse complète du locataire ;
• le nom, le prénom et l’adresse complète du propriétaire bailleur ;
• la date d’émission de la quittance de loyer ;
• la période correspondant au paiement effectué ;
• le montant total des sommes versées par le locataire, avec le montant du loyer formellement séparé du montant lié aux charges ;
• la signature du bailleur.

Si certains loyers précédents n’ont pas été réglés dans leur intégralité à leur échéance, le propriétaire peut inscrire le montant des sommes qui restent à payer au moment de l’émission de la quittance de loyer.

En dehors de ces mentions obligatoires, la quittance de loyer peut prendre plusieurs formes. Par exemple, elle peut simplement être écrite à la main sur du papier libre. Dans le cas d’une quittance de loyer dématérialisée, qui peut être envoyée plus rapidement et plus économiquement, il est important de demander l’accord du locataire avant de procéder à l’envoi.