Comment calculer les charges locatives ?

Les charges locatives correspondent à toutes les dépenses liées à votre location dont certaines doivent être payées par votre locataire. La loi reste assez floue sur ce sujet et il est important de bien connaître ce que dit la jurisprudence afin d’être certain de ne pas se mettre en défaut vis-à-vis de son locataire. Dans l'article ci-dessous, les gestionnaires immobiliers E-gérance vous informent sur le fonctionnement des charges locatives et sur les bonnes méthodes pour vous mettre en conformité par rapport à votre locataire.

Distinction entre charges au réel et charges forfaitaires

Tout d’abord, il est important de distinguer :

1. les charges locatives qui sont payées par le propriétaire puis récupérées ensuite auprès du locataire en fonction de la durée du bail. On parle également de charges récupérables ;
2. les travaux ou les différentes réparations que le locataire doit effectuer si des dégradations ont eu lieu durant son occupation.

Pour les charges locatives, il existe en France deux méthodes d’affectation qui dépendent du type de contrat de location choisi par le propriétaire bailleur : 

• Pour un logement loué vide (location non-meublée) et hors colocation, le propriétaire n’a pas le choix et doit appliquer le régime de calcul des charges locatives au réel. Ce régime consiste à calculer une provision sur charges en fonction des charges locatives de l’année passée et à effectuer une éventuelle régularisation des charges locatives (également appelé "apurement des charges locatives") une fois par an uniquement, à la fin de l’année, lorsque le propriétaire reçoit le décompte des charges définitives ;
• Pour les logements loués meublés et ceux loués en colocation, le propriétaire a le choix entre appliquer le régime au réel ou appliquer un régime dit forfaitaire. Les charges locatives forfaitaires correspondent à un montant fixe sur lequel le propriétaire et le locataire se mettent d’accord au moment de la signature du bail de location et qui est prélevé chaque mois en plus du loyer. Si le régime forfaitaire est appliqué, le propriétaire ne pourra pas effectuer de régularisation des charges.

Le calcul des charges locatives

Dans le cadre du régime forfaitaire, le calcul des charges locatives doit intégrer l’ensemble des charges imputables au locataire sans en omettre, car il n’y a pas de régularisation possible. Le propriétaire devra toutefois être vigilant à ne pas demander un montant "manifestement disproportionné" au locataire, au risque de se mettre en faute vis-à-vis de la loi.

Dans le cadre du régime au réel, le propriétaire doit calculer une provision sur charges locatives en prenant en considération le montant réellement demandé au locataire l’année passée. Pour faire ce calcul de charges locatives, le propriétaire doit reprendre le décompte des charges adressé par le syndic de copropriété et repérer la part locataire au sein de celui-ci. Pour obtenir le décompte des charges, il faut demander au syndic le compte individuel des charges de l'exercice précédent réalisé suite à la validation des comptes lors de l'assemblée générale de copropriété. Les charges récupérables auprès du locataire sont définies précisément par le décret n°87-713 du 26 août 1987 et concernent par exemple :

• les taxes de balayage et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
• les dépenses qui correspondent à des produits consommés par le locataire tels que l’eau, le gaz ou des produits d’entretien ;
• les dépenses d’entretien des parties communes dont bénéficie le locataire.

Conseil pratique
Comment calculer simplement les charges locatives ?
		Pour estimer simplement le montant des charges à demander à votre locataire : Regardez le montant demandé par le syndic dans les appels de fonds du syndic ou sur le dernier décompte de l’assemblée générale Prendre 75% de ce montant

Les régularisations des charges locatives

À la réception du décompte des charges reçu via le syndic de copropriété, le propriétaire peut constater soit un trop-perçu, soit un manque à percevoir. En fonction de la situation, le propriétaire peut ensuite demander ou opérer une régularisation. Dans le cas où il y a un trop-perçu, le montant peut être remboursé en étant déduit sur le loyer du mois suivant. Dans le cas où le locataire doit encore une partie des charges locatives à son propriétaire, il est possible pour le propriétaire de demander ce paiement des charges locatives durant une durée de trois années (délai fixé par la loi Alur de 2014 contre une durée précédente de cinq années).

Le locataire a de son côté la possibilité de contester cette régularisation des charges locatives. Ainsi, le propriétaire bailleur ou le syndic de copropriété doivent être en mesure d’apporter les justificatifs de calcul des charges locatives dans un délai d’un mois après la demande. Ce justificatif est important, car la jurisprudence considère que le locataire n’a l’obligation de payer cette régularisation de charges locatives qu’à partir du moment où il a été informé. Ainsi, face à une contestation de la part du locataire, le propriétaire doit être en mesure de prouver que le justificatif des charges locatives a bien été transmis.

Le calcul des charges locatives est donc un élément à prendre en considération pour le propriétaire, qui doit impérativement respecter la procédure décrite ci-dessus pour se donner le maximum de chances d’être dans la légalité vis-à-vis de son locataire.