Comment changer de syndic de copropriété ?

Pour chaque copropriété, il existe ce qu’on appelle un syndic. Cette personne - physique ou morale, mais généralement professionnelle - est désignée par l’assemblée des copropriétaires pour être leur mandataire dans la gestion aussi bien de l’administration de l’immeuble, de sa conservation, du respect des règles de la copropriété ou encore de l’exécution des décisions votées en assemblée générale. D’une manière générale, le syndic représente le syndicat des copropriétaires. Or, il suffit de tendre l’oreille pour se rendre compte que les syndics cristallisent souvent le mécontentement des copropriétaires : trop chers, trop mous… Les critiques sont nombreuses et chaque année, 5 % des copropriétés changent de représentants. Voici donc tout ce qu’il faut savoir pour changer de syndic.

Quand peut-on changer de syndic de copropriété ?

Il existe trois façons de changer de syndic :

• La première est celle où le syndic lui-même décide de démissionner : le prestataire doit alors l’annoncer trois mois avant la fin de ses fonctions, laissant alors le temps aux copropriétaires d’en trouver un nouveau et de l’élire en assemblée générale.
• Deuxième possibilité : la faute grave. Cette notion, difficile à définir, recouvre par exemple des fautes de gestion ou alors le refus d’exécuter certaines décisions prises en assemblée générale. Depuis juillet 2015, les contrats types de syndic précisent les prestations obligatoires des prestataires : si ces prestations n’ont pas été réalisées, on peut parler de "faute grave". Dans ce cas, une demande de révocation peut être formulée par les copropriétaires, puis inscrite et votée en assemblée générale ordinaire, ou extraordinaire.
• Enfin, dans la majorité des cas, le changement de syndic s’opère au terme du contrat - les mandats durant généralement un an, avec un maximum de 36 mois. Quelques semaines avant la fin du contrat, le conseil syndical, mais également un ou plusieurs copropriétaires, peuvent demander au syndic, par courrier recommandé avec accusé de réception, de faire figurer à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la question du renouvellement du mandat du syndic actuel et celle de la nomination d’un nouveau syndic. Le jour de l’assemblée, le syndic actuel n’est renouvelé que s’il obtient la majorité des voix de tous les copropriétaires. En cas d’échec, un deuxième vote peut être organisé où le syndic ne se doit d’obtenir que la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. S’il ne l’obtient pas, alors le changement est possible.

Comment choisir un nouveau syndic de copropriété ?

Le changement de syndic ne peut se faire que selon certaines règles. La loi Alur de 2014 impose en effet la mise en concurrence des syndics afin d’introduire plus de transparence dans le choix. Avant l’assemblée générale de désignation du nouveau syndic, le conseil syndical est dans l’obligation d’étudier plusieurs contrats de prestataires, même s’il n’en proposera qu’un seul lors de l’AG. Chaque copropriétaire peut également proposer un contrat qu’il aura lui-même fourni, à la condition de le demander par lettre recommandée avec avis de réception, au moins trois mois avant l’AG. Enfin, la loi autorise le conseil syndical à renoncer à la mise en concurrence si le marché local des prestataires ne le permet pas. Quel que soit le cas, le choix d’un nouveau syndic doit se faire avec précaution.

Plusieurs critères sont à prendre en compte : tout d’abord, le bouche-à-oreille, pour avoir une idée du sérieux du prestataire et de sa disponibilité. L’étendue de ses prestations et leur adéquation à la taille de la copropriété sont également à vérifier. Enfin, bien entendu, le prix - négociable - est un enjeu de taille. Il est également possible de faire appel à un syndic bénévole : élu dans les mêmes conditions et tenu aux mêmes obligations, ce prestataire n’a pas besoin de carte professionnelle et offre un avantage considérable : il ne perçoit pas de rémunération.

Cependant, la gestion d’une copropriété n’étant pas chose aisée, il faut s’assurer que le syndic bénévole a le temps et les compétences pour bien faire son travail.

Comment gérer la passation de pouvoir ?

Le vote du nouveau syndic se fait en assemblée générale, tout de suite après le vote de non-renouvellement de l’ancien. Le contrat obtenant la majorité absolue est élu. Si aucune majorité n’est trouvée lors d’un premier vote, une seconde AG peut être convoquée. Il est donc indispensable de s’y prendre plusieurs mois avant l’expiration du contrat pour éviter toute déconvenue. Une fois la nomination confirmée, il reste à organiser la passation de pouvoir.

Celle-ci est réglementée depuis 1985 : ainsi, l’ancien syndic est dans l’obligation de transmettre au nouveau prestataire, dans le mois suivant la décision, la situation de trésorerie, les fonds disponibles et l’ensemble des documents et archives administratifs. Il a ensuite deux mois pour verser le solde des fonds à son successeur.

Si l’ancien syndic refuse de transmettre ces documents, le nouveau syndic ou le conseil syndical peuvent lui adresser une lettre de mise en demeure en recommandé, et saisir directement le tribunal de grande instance pour les obtenir sous astreinte.