Régularisation annuelle des charges locatives : modèle de courrier

Les charges locatives sont réglées chaque mois sous forme de versement provisionnel par le locataire, en plus du loyer. Une fois par an, le propriétaire est tenu de procéder à l’ajustement de ces dépenses, en prenant en compte leur montant réel. Il doit alors transmettre une lettre de régularisation des charges à son locataire, qui peut être rédigée suivant le modèle de courrier qui vous est proposé par E-gérance.

  Modèle de courrier de régularisation des charges locatives >

À quoi correspondent les charges locatives, ou charges récupérables ?

Les charges locatives, ou charges récupérables, correspondent aux dépenses liées à l’usage d’un logement en location qui profitent directement à ses occupants. Initialement prises en charge par le propriétaire, leur remboursement peut être demandé au locataire. Elles sont exigibles pour les locations vides et meublées dont le contrat a été signé après le 27 mars 2014 (ou pour les baux signés avant cette date y faisant référence).

Le principe des charges locatives est défini par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et leur liste exhaustive est fixée par un décret du 26 août 1987. Il s’agit notamment :

• des frais d’électricité, d’exploitation et de menues réparations liés au fonctionnement des ascenseurs et monte-charges ;
• des frais d’eau froide, eau chaude et chauffage collectif ;
• des frais d’électricité et d’entretien des parties communes intérieures ;
• des frais liés à l’entretien des espaces extérieurs comme les parkings, les voies de circulation et les aires de jeux pour les enfants ;
• des frais liés aux taxes comme la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage et la redevance assainissement.

Le règlement et la régularisation annuelle des charges locatives

Comment sont réglées les charges récupérables ?

Les charges locatives sont payées par le propriétaire, qui répercute leur coût sur le locataire, lui demandant généralement de régler chaque mois un montant provisionnel en sus du loyer.

Ce dernier correspond à une estimation du montant effectif. Pour que le locataire règle au final la valeur réelle des charges locatives, le propriétaire est tenu de réaliser une fois par an ce qu’on appelle une "régularisation des charges", à la date de son choix.

Quel est le principe de la régularisation annuelle des charges locatives ?

Une fois qu’il est en possession des factures et justificatifs de charges pour une année donnée, le propriétaire effectue le total des provisions déjà réglées par le locataire. Il calcule ensuite la différence entre le montant réel des dépenses et la somme versée par le locataire.

Deux cas de figure peuvent se présenter, où le montant réel des charges locatives est :

• supérieur à celui des provisions versées par le locataire. Le propriétaire demande alors au locataire de lui payer un complément.
• inférieur à celui des provisions versées par le locataire. Le propriétaire rembourse alors au locataire le trop-perçu.

La lettre de régularisation des charges locatives

Une fois que le propriétaire a calculé le solde des charges locatives, il doit en avertir le locataire par l’envoi d’un courrier, qui peut être rédigé suivant notre modèle de lettre de régularisation des charges. Celui-ci doit être envoyé au moins un mois avant la date de régularisation prévue.

Dans ce document, le bailleur détaille au locataire le montant annuel des provisions sur charges, les charges locatives réelles classées par nature, et le solde restant à régler par le locataire ou à rembourser par le propriétaire.

Afin d’adapter le montant des provisions sur charges de l’année suivante, le bailleur peut proposer un ajustement des futures mensualités basé sur le calcul des charges locatives.

Si le logement se trouve dans un immeuble collectif, le propriétaire est tenu de joindre à son décompte le mode de répartition des charges entre les locataires et une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.

L’obligation pour le propriétaire de justifier le montant des charges locatives

Le bailleur doit pouvoir justifier le montant des charges récupérées auprès du locataire, ainsi que le montant des provisions sur charges qu’il lui demande.

Cette justification peut être effectuée au moyen de factures, de contrats d’entretien ou d’avis de taxes, ou encore du budget prévisionnel établi par la copropriété si le logement se situe au sein d’un immeuble. Le propriétaire n’a pas à envoyer les justificatifs au locataire, mais doit les tenir à sa disposition pendant les 6 mois suivant la transmission du décompte de régularisation des charges.

Quelles conséquences en cas d’oubli de régularisation des charges ?

Si le propriétaire laisse passer une année sans effectuer de régularisation des charges (en d’autres termes, si elle n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité), le locataire est en droit de demander un échelonnement de sa dette sur douze mois.

En vertu de la loi Alur du 27 mars 2014, le bailleur dispose d’un délai maximal de trois ans pour réclamer un complément de charges au locataire.